Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: . Van kracht vanaf:
Het Law for AI Safety Institute (“Law for AI Safety”, “wij”, “ons”, “onze”) hecht veel waarde aan de bescherming van uw privacy en gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens (hierna “uw gegevens”).
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij via lawforaisafety.org verzamelen, waarom wij dat doen, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. De verklaring gaat over de twee dingen die u op deze site kunt doen: u aanmelden om met ons samen te werken en u inschrijven voor onze nieuwsbrief.
Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen, neem dan gerust contact met ons op.
1. Wie zijn wij?
Het Law for AI Safety Institute is in België in oprichting en nog niet ingeschreven. Het is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven. Dat betekent dat wij het doel van en de middelen voor de verwerking bepalen. Heeft u vragen over deze verklaring of over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, neem dan contact op via info@lawforaisafety.org. Zodra de inschrijving is afgerond, vermelden wij hier onze rechtsvorm, ons ondernemingsnummer en onze zetel.
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Welke gegevens wij verwerken hangt af van de manier waarop u met ons in contact staat. Hieronder vindt u het volledige overzicht.
Als u zich aanmeldt om met ons samen te werken
U bevestigt uw identiteit via een van drie routes. Afhankelijk van de gekozen route verzamelen wij verschillende gegevens:
- Inloggen met LinkedIn: wij ontvangen uw naam, e-mailadres en profielfoto rechtstreeks van LinkedIn zodra u dit op hun site bevestigt. Wij zien uw wachtwoord nooit. Deze gegevens zijn door de aanbieder geverifieerd.
- Inloggen met Google: zoals hierboven, waarbij uw naam, e-mailadres en profielfoto rechtstreeks van Google komen.
- Alleen naam en e-mailadres, zonder identiteitsverificatie: gebruikt u LinkedIn noch Google, dan kunt u uw naam en e-mailadres rechtstreeks invullen. Wij sturen een link naar dat adres, en uw aanmelding wordt pas ingediend nadat u de link heeft geopend en bevestigd. Dat toont aan dat u e-mail op dat adres kunt lezen, en niets meer. Uw naam is zelf opgegeven en niet geverifieerd. Wij hebben geen bewijs dat die juist is, en onze beoordelaars krijgen de instructie die ook zo te behandelen.
Gebruikt u LinkedIn of Google, dan logt u in op hun site en niet op de onze, en bevestigen zij die gegevens aan ons. Zij treden daarbij op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens, onder hun eigen privacybeleid, en niet in onze opdracht. Wij sturen hun nooit uw aanmelding, maar door in te loggen laat u hun wel weten dat u uw account hier heeft gebruikt.
Naast de identiteitsverificatie verzamelt het aanmeldformulier:
- Organisatie of kantoor (optioneel, zelf opgegeven)
- URL van uw LinkedIn-profiel (optioneel, zelf opgegeven)
- Een cv-bestand, uitsluitend PDF, maximaal 5 MB (optioneel)
- Een geschreven toelichting op uw rol en relevantie (optioneel)
- Algemene opmerkingen (optioneel)
- Of u zich ook wilt inschrijven voor onze nieuwsbrief
U moet ten minste één van de volgende zaken aanleveren: een LinkedIn-URL, een cv of een toelichting. Zo hebben wij iets om uw professionele achtergrond aan te toetsen.
Als u zich alleen inschrijft voor onze nieuwsbrief
Alleen uw e-mailadres, plus de bevestigingsstatus en het tijdstip waarop u op de bevestigingslink van de dubbele opt-in klikte.
Technische gegevens en misbruikpreventie
- Uw IP-adres, dat wordt gebruikt om het aantal aanvragen te begrenzen en wordt doorgegeven aan Cloudflare Turnstile (zie hieronder) om te controleren dat u geen bot bent. Het adres zelf slaan wij nooit op. Om aanvragen te tellen bewaren wij maximaal een uur een onomkeerbare hash met sleutel van het adres, die daarna wordt verwijderd.
- Signalen die Cloudflare Turnstile verzamelt als onderdeel van de botcontrole, waarop het eigen privacybeleid van Cloudflare van toepassing is.
3. Cv’s en aanmeldingsdocumenten
Als u een cv uploadt, wordt dit vóór opslag aan de serverzijde gecontroleerd en bewaard in afgeschermde objectopslag. Het is nooit openbaar toegankelijk. Beoordelaars bekijken het via een afgeschermde viewer in de browser en downloaden het niet. Uw cv wordt automatisch verwijderd zodra er een beslissing over uw aanmelding is genomen, of na 24 uur als u het inloggen of de e-mailbevestiging nooit heeft afgerond.
4. Waarom verzamelen wij uw gegevens?
Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor de hieronder genoemde doeleinden:
- Om aanmeldingen om met ons samen te werken te beoordelen en daarover te beslissen
- Om u per e-mail te informeren over de uitkomst van uw aanmelding
- Om u toe te voegen aan onze verzendlijst en u onze nieuwsbrief te sturen, als u zich daarvoor heeft aangemeld
- Om dubbele of herhaalde aanmeldingen te herkennen en beoordelaars context te geven als u zich eerder heeft aangemeld
- Om de site te beschermen tegen spam en geautomatiseerd misbruik
- Om u bij goedkeuring van uw aanmelding uit te nodigen voor onze Slack-werkruimte
Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Elke aanmelding wordt door een mens gelezen en beoordeeld.
5. Onze rechtsgrondslag voor de verwerking
- Toestemming: inschrijvingen voor de nieuwsbrief, los of via het vakje op het aanmeldformulier, voor losse inschrijvingen bevestigd via een dubbele opt-in. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door u uit te schrijven.
- Gerechtvaardigde belangen: het beoordelen van aanmeldingen van juristen die met ons willen samenwerken, en het tegengaan van frauduleuze of geautomatiseerde inzendingen, afgewogen tegen uw belangen en rechten.
- Wettelijke verplichtingen: voor zover wij wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren of te verstrekken.
6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. In de praktijk betekent dat:
- Aanmelding begonnen maar nooit afgerond, dus inloggen of e-mailbevestiging niet voltooid: automatisch verwijderd na 24 uur, inclusief een eventueel geüpload cv.
- Nieuwsbriefinschrijving die u nooit heeft bevestigd: automatisch verwijderd zodra de bevestigingslink verloopt, na 7 dagen.
- Aanmelding in afwachting van beoordeling: bewaard totdat een beoordelaar een beslissing neemt.
- Beslist, goedgekeurd of afgewezen: uw volledige aanmeldingsdossier (naam, e-mailadres, cv, profielfoto, alles wat u heeft ingediend) wordt onmiddellijk verwijderd zodra de beslissing is genomen en u bent geïnformeerd. Wij bewaren uitsluitend een onomkeerbare cryptografische hash van uw e-mailadres, samen met de uitkomst, zodat wij een herhaalde aanmelding kunnen herkennen. De hash kan niet worden herleid tot uw e-mailadres, maar geldt nog steeds als gegeven over u: vraagt u ons uw gegevens te wissen, dan verwijderen wij ook de hash. Alleen bij afwijzingen worden de interne notities van de beoordelaar naast de hash bewaard en samen daarmee verwijderd; beoordelaars krijgen de instructie daarin geen naam of andere identificerende gegevens op te nemen. Wij houden daarnaast intern bij welke beoordelaar de beslissing heeft genomen en wanneer, gekoppeld aan dezelfde hash. Vraagt u ons uw gegevens te wissen, dan wordt die koppeling samen met de hash verwijderd.
- Nieuwsbriefabonnees: uw e-mailadres wordt bewaard zolang u ingeschreven blijft. U kunt zich op elk moment uitschrijven via de link in elke nieuwsbrief.
- Tellers voor het begrenzen van aanvragen, gekoppeld aan een onomkeerbare hash van uw IP-adres: binnen een uur verwijderd.
8. Internationale doorgifte van gegevens
Een aantal van onze verwerkers bevindt zich buiten de EER, en onze e-mailaanbieder maakt gebruik van subverwerkers die daarbuiten liggen. Elke doorgifte is gedekt door een wettelijke waarborg:
- Onze aanbieders van botbescherming, hosting en teamcommunicatie zijn gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework, en vallen terug op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie als die certificering niet langer geldt.
- Onze e-mailaanbieder neemt de modelcontractbepalingen op in zijn verwerkersovereenkomst voor doorgifte aan subverwerkers buiten de EER. De eigen servers staan daarbinnen; de doorgifte komt voort uit een klein aantal van zijn leveranciers.
10. Hoe beschermen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies, diefstal en ongeoorloofde toegang:
- Gegevens worden versleuteld verzonden (HTTPS/TLS).
- Geüploade cv's worden vóór opslag aan de serverzijde gecontroleerd (bestandssignatuur, maximale omvang) en door beoordelaars uitsluitend bekeken via een afgeschermde viewer in de browser, zonder te worden gedownload naar het apparaat van de beoordelaar.
- Toegang tot het interne systeem waarin aanmeldingen worden beoordeeld, is beperkt tot een specifieke lijst van geautoriseerde personen, die elk zijn ingelogd op een geverifieerde sessie.
- Geautomatiseerde inzendingen worden door botdetectie en snelheidsbegrenzing gefilterd voordat zij onze systemen bereiken.
- Beslissingen en verwijderingen door beoordelaars worden vastgelegd in een intern auditlogboek, zodat elke handeling te herleiden is tot de persoon die haar heeft verricht.
11. Wat zijn uw rechten?
Onder het toepasselijke recht heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw gegevens:
- Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Recht op gegevenswissing: u kunt ons verzoeken uw gegevens te verwijderen.
- Recht op beperking van de verwerking: u kunt ons vragen de verwerking van uw gegevens te beperken.
- Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking waarvoor wij ons op gerechtvaardigde belangen baseren, de grondslag waarop wij aanmeldingen beoordelen.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid: waar wij ons op uw toestemming baseren, op dit moment de nieuwsbrief, kunt u vragen om een kopie van die gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
- Recht om toestemming in te trekken: waar wij ons op toestemming baseren, kunt u die op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking die al heeft plaatsgevonden.
12. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@lawforaisafety.org.
Voordat wij een verzoek om inzage of verwijdering uitvoeren, moeten wij weten dat het verzoek echt van u komt, zodat wij de gegevens van iemand anders niet op verzoek van een onbekende verstrekken of wissen. Uw e-mailadres is het enige identificatiegegeven dat wij van u hebben, dus aantonen dat u over dat adres beschikt is voldoende: normaal gesproken betekent dat schrijven vanaf dat adres, of het bevestigen van een eenmalige code die wij ernaartoe sturen. Wij vragen u geen kopie van een paspoort of identiteitskaart voor een verzoek over gegevens die u ons per e-mail heeft gegeven.
Wij reageren binnen één maand. Is een verzoek uitzonderlijk complex, dan kunnen wij daar maximaal twee maanden bij nemen; wij laten u dat binnen de eerste maand weten.
13. Klachten
Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Wij lossen het liever rechtstreeks op. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, en om juridische stappen te ondernemen als u meent dat uw rechten zijn geschonden.
- Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
- E-mail: contact@apd-gba.be
- Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
14. Gegevens van kinderen
Deze site is bedoeld voor juristen en richt zich niet op kinderen. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen.
15. Wijzigingen in deze verklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd en zijn van kracht vanaf de publicatiedatum, die bovenaan staat vermeld als “Laatst bijgewerkt”.
16. Contact
Vragen over deze verklaring of over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan: info@lawforaisafety.org.